Benutzerhandbuch

Erste Schritte

Registrierung

1. Oeffnen Sie die Onegrid Webseite und klicken Sie auf Registrieren.
2. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein. Eine Staerkeanzeige hilft Ihnen bei der Passwortwahl.
3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklaerung.
4. Klicken Sie auf Konto erstellen.
5. Bestaetigen Sie Ihre E-Mail-Adresse ueber den zugesandten Link.

Alternativ koennen Sie sich mit Ihrem Google-Konto registrieren - klicken Sie dazu auf Mit Google anmelden.

Onboarding

Nach der Registrierung werden Sie durch drei Schritte gefuehrt:

1. Profil einrichten - Persoenliche Informationen, Position, Branche und optionales Profilbild
2. Organisation erstellen - Firmenname, Vorlage (Solo oder Team) und Grundeinstellungen
3. Checkout - Planauswahl (Solo fuer Einzelunternehmer, Team fuer mehrere Nutzer) und Zahlungsinformationen via Stripe

Nach Abschluss werden Sie direkt zum Dashboard weitergeleitet.

Anmeldung

1. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
2. Falls MFA aktiviert ist, geben Sie den 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ein.

Bei vergessenem Passwort klicken Sie auf Passwort vergessen? und folgen Sie den Anweisungen per E-Mail.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

MFA bietet zusaetzlichen Schutz fuer Ihr Konto:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit.
2. Klicken Sie auf MFA aktivieren.
3. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Authy).
4. Geben Sie den 6-stelligen Bestaetigungscode ein.

Empfehlung: Wir empfehlen dringend, MFA fuer alle Benutzer zu aktivieren, insbesondere fuer Administratoren.

Einladung annehmen

Wenn Sie von einem Teamleiter eingeladen wurden, pruefen Sie Ihr E-Mail-Postfach, klicken Sie auf den Einladungslink und erstellen Sie ein Konto oder melden Sie sich an. Die Einladung wird automatisch akzeptiert.

Hinweis: Einladungslinks haben ein Ablaufdatum. Bitten Sie den Administrator bei Bedarf um eine neue Einladung.

Navigation

Nach der Anmeldung sehen Sie die Hauptnavigation in der linken Seitenleiste:

Die verfuegbaren Menuepunkte haengen von Ihrer Rolle und den freigeschalteten Modulen ab. Falls Sie Zugang zu mehreren Organisationen haben, koennen Sie ueber den Mandantenwechsler in der Seitenleiste wechseln.

Dashboard

Das Dashboard ist Ihre zentrale Anlaufstelle nach der Anmeldung. Hier sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen und Aktivitaeten Ihres Unternehmens.

Kennzahlen-Karten

Diagramme und Visualisierungen

• Umsatz-Diagramm - Letzte 6 Monate als Balkendiagramm (bezahlt vs. offen)
• Terminstatus-Verteilung - Kreisdiagramm mit Bestaetigt, Abgeschlossen, Storniert, Verschoben, Abgelehnt
• Woechentliche Termine - 8-Wochen-Trend (abgeschlossen, bestaetigt, storniert)
• Top-5 Kunden nach Umsatz - Balkendiagramm der umsatzstaerksten Kunden
• Team-Auslastung - Aktuelle Woche je Teammitglied (nur Team-Plan)

Schnellwarnungen

Das Dashboard zeigt automatisch Warnungen bei Handlungsbedarf an:

Anstehende Termine

Im unteren Bereich werden die naechsten 8 Termine aufgelistet mit Kundenname, Objekt, zugewiesenen Teammitgliedern, Status und E-Mail-Indikator. Klicken Sie auf einen Termin fuer die Detailansicht.

Kunden

Das Kundenmodul ist das Herzstuck Ihrer Plattform. Hier verwalten Sie alle Kontakte und Geschaeftskunden.

Kundentypen

Kunden anlegen

1. Navigieren Sie zu Kunden in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Neuer Kunde.
3. Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Kundentyp
4. Optionale Felder: Firmenname, E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse (Standard: Oesterreich), Kontaktperson, Webseite, Social Media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter), Position, Steuer-ID, Tags, Notizen
5. Klicken Sie auf Speichern.

Jeder Kunde erhaelt automatisch eine eindeutige Kundennummer.

Kundenstandorte

Kunden koennen mehrere Standorte/Adressen haben. Oeffnen Sie die Kundendetails, gehen Sie zum Bereich Standorte und fuegen Sie Adressen mit Kontaktperson hinzu.

Notizen

Hinterlegen Sie interne Notizen zu Kunden. Diese sind nur fuer Ihr Team sichtbar und werden nicht an Kunden gesendet.

Kunden loeschen

• Einzeln: Kundendetails oeffnen > Loeschen
• Massenloeschung: Mehrere Kunden per Checkbox auswaehlen > Ausgewaehlte loeschen

Achtung: Das Loeschen eines Kunden kann nicht rueckgaengig gemacht werden. Verknuepfte Termine, Rechnungen und Objekte bleiben bestehen, verlieren aber die Kundenzuordnung.

Objekte

Das Objektmodul dient der Verwaltung von Immobilien, Standorten und Einsatzorten, an denen Ihre Dienstleistungen erbracht werden.

Objekttypen

Objekt anlegen

Fuellen Sie folgende Bereiche aus:

• Allgemein: Name, Objekttyp, Adresse (Standard: Oesterreich), GPS-Koordinaten, Kundenzuordnung
• Details: Quadratmeter, Stockwerk, Zimmer, Baeder, Aufzug, Haustier-Info, Parkmoeglichkeiten
• Zugang: Zugangsart (Kunde anwesend, Schluesseluebergabe, Schluesselbox, Code, Concierge), Zugangscode, Schluesselstandort
• Kontakt vor Ort: Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail
• Oeffnungszeiten: Verfuegbare Zeiten fuer den Zugang

Objektfotos

In der Objektuebersicht wird angezeigt, wann der naechste Termin fuer dieses Objekt stattfindet.

Termine

Das Terminmodul ist das zentrale Planungswerkzeug fuer Ihre Einsaetze und Dienstleistungen.

Terminstatus

Termin erstellen

• Zeitplanung: Start-/Enddatum und -uhrzeit, Pufferzeit (Standard 15 Min.), Kalenderfarbe
• Zuordnung: Kunde, Objekt und Teammitglieder auswaehlen
• Leistungen: Dienstleistungen aus dem Katalog hinzufuegen (Preise werden uebernommen)
• Checklisten: Vorhandene Checklisten an den Termin anhaengen
• Notizen: Interne Notizen (nur Team) und Kundennotizen (werden geteilt)
• Wiederkehrende Termine: Serienterminen mit individuellen Wiederholungsregeln

Check-in / Check-out

Mitarbeiter koennen sich bei Terminen ein- und auschecken. GPS-Koordinaten und Zeitstempel werden automatisch erfasst.

Zeiterfassung

Terminfotos

Dokumentieren Sie Einsaetze mit Fotos in den Kategorien: Vorher, Nachher, Schaden, Eingang, Schluesselbox, Sonstiges.

E-Mail-Benachrichtigungen

Versenden Sie Terminbestaetigungen und -erinnerungen direkt an die Kunden-E-Mail-Adresse. Ein Indikator zeigt an, ob bereits eine E-Mail gesendet wurde.

Rechnung aus Termin erstellen

Nach Abschluss eines Termins koennen Sie direkt eine Rechnung generieren. Zugeordnete Leistungen und Preise werden automatisch uebernommen.

Leistungen

Das Leistungsmodul verwaltet Ihren Dienstleistungskatalog mit Preisen, Kategorien und optionalen Extras.

Preismodelle

Leistung anlegen

1. Navigieren Sie zu Leistungen.
2. Klicken Sie auf Neue Leistung.
3. Felder: Name, Beschreibung, Kategorie, Preismodell, Preis, geschaetzte Dauer, Aktiv/Inaktiv.
4. Speichern.

Leistungskategorien

Kategorien haben einen Namen und eine Farbe und koennen sortiert werden. Erstellen Sie neue Kategorien direkt bei der Leistungserstellung.

Leistungs-Extras

Optionale Zusatzleistungen mit eigenem Aufpreis und geschaetzter Zeit:

Beispiel: Hauptleistung "Wohnungsreinigung" (80 EUR pauschal)

• Extra: "Fenster reinigen" (+25 EUR, +30 Min.)
• Extra: "Kuehlschrank reinigen" (+15 EUR, +20 Min.)

Leistungen bei Terminen

Bei Terminzuordnung wird der aktuelle Preis gespeichert. Spaetere Preisaenderungen wirken sich nicht auf bestehende Termine aus. Preise koennen pro Termin individuell angepasst werden.

Hinweis: Das Loeschen einer Leistung hat keinen Einfluss auf bestehende Rechnungen oder Termine.

Checklisten

Checklisten dienen der Qualitaetssicherung und stellen sicher, dass alle Arbeitsschritte standardisiert abgearbeitet werden.

Checkliste erstellen

1. Navigieren Sie zu Checklisten.
2. Klicken Sie auf Neue Checkliste.
3. Geben Sie einen Namen ein und fuegen Sie Punkte hinzu.

Checklistenpunkt konfigurieren

Checkliste an Termin anhaengen

Waehlen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins eine vorhandene Checkliste aus. Checklisten koennen auch automatisch basierend auf den zugeordneten Leistungen generiert werden.

Waehrend des Einsatzes

1. Oeffnen Sie den Termin und gehen Sie zum Bereich Checkliste.
2. Haken Sie erledigte Punkte ab.
3. Laden Sie Fotos hoch, wo erforderlich.
4. Fuegen Sie bei Bedarf Notizen hinzu.
5. Der Fortschritt wird automatisch gespeichert.

Hinweis: Das Loeschen einer Checkliste wirkt sich nicht auf bereits abgeschlossene Termine aus.

Dokumente

Das Dokumentenmodul umfasst Rechnungen, Angebote und die allgemeine Dateiverwaltung.

Rechnungen

Rechnungsstatus

Rechnung erstellen

1. Navigieren Sie zu Dokumente > Rechnungen > Neue Rechnung.
2. Kopfdaten: Kunde, Termin (optional), Faelligkeitsdatum. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben (R-YYYY-0001).
3. Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis hinzufuegen.
4. Steuer: Steuersatz (Standard 20%), Netto-/Bruttobetrag automatisch berechnet. Reverse Charge fuer innergemeinschaftliche Leistungen moeglich.
5. Notizen: Oeffentliche Notizen (auf Rechnung) und interne Notizen (nur Team).

Rechnung versenden & Zahlung

• Versenden: Rechnung oeffnen > Als gesendet markieren (PDF wird generiert)
• Zahlung erfassen: Betrag, Datum und Methode (Bar, Ueberweisung, Karte, Stripe) eingeben
• Zahlungserinnerungen: 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung
• PDF: Jederzeit als PDF herunterladen

Angebote

Angebotsstatus

Angebote enthalten: Kunde, Objekt, Ausstellungsdatum, Gueltigkeitsdauer, Positionen, Rabatt (Betrag oder %), Notizen. Angenommene Angebote koennen mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt werden.

Dateien

Dateien werden sicher in der Cloud gespeichert. Der verfuegbare Speicherplatz haengt von Ihrem Plan und gekauften Speicherpaketen ab.

Inventar

Das Inventarmodul ermoeglicht die Verwaltung von Geraeten, Werkzeugen und Materialien.

Inventar-Status

Gegenstand anlegen

Felder: Name, Beschreibung, Kategorie (mit Farbe), Seriennummer, Menge, Kaufdatum, Kaufpreis, Status.

Zuweisung an Mitarbeiter

1. Oeffnen Sie den Gegenstand und klicken Sie auf Zuweisen.
2. Waehlen Sie den Mitarbeiter und fuegen Sie optional eine Notiz hinzu.
3. Das Zuweisungsdatum wird automatisch erfasst.
4. Bei Rueckgabe wird das Rueckgabedatum erfasst und der Status zurueckgesetzt.

Nachbestellung anfordern

Mitarbeiter koennen Nachbestellungen anfordern:

Sichtbarkeit

• Administratoren sehen alle Gegenstaende und koennen diese verwalten
• Mitarbeiter sehen nur ihre zugewiesenen Gegenstaende

Team & Benutzer

Benutzerrollen

Teammitglieder einladen

1. Navigieren Sie zu Benutzer.
2. Klicken Sie auf Benutzer einladen.
3. E-Mail-Adresse eingeben und Rolle auswaehlen.
4. Einladung senden.

Einladungsstatus: Offen, Angenommen, Abgelaufen, Widerrufen. Abgelaufene Einladungen koennen erneut gesendet werden.

Modulzugriff fuer Mitarbeiter

Administratoren steuern unter Einstellungen > Module, welche Module fuer Mitarbeiter sichtbar sind:

Dashboard, Kunden, Termine, Dokumente, Objekte, Leistungen, Checklisten, Inventar

Neue Mitarbeiter erhalten automatisch die in den Einstellungen definierten Standardmodule.

Einstellungen

Hinweis: Firmeneinstellungen sind nur fuer ADMIN- und OWNER-Rollen zugaenglich.

Unternehmensinformationen

• Firmenname und Slug (URL-Kennung)
• Adresse: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land
• Kontakt-E-Mail und Abrechnungs-E-Mail
• Telefon und Steuer-ID / UID-Nummer

Bankverbindung

Bankname, IBAN und BIC - werden automatisch auf Rechnungen und Angeboten angezeigt.

Firmenlogo

Laden Sie ein Logo hoch, das auf Dokumenten (Rechnungen, Angeboten) und in Ihrem Profil verwendet wird.

Profil

Jeder Benutzer kann bearbeiten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Position, Profilbild.

Dokumenteneinstellungen

• Rechnungen: Nummernformat, Standard-Steuersatz (20%), Faelligkeitstage, Zahlungsbedingungen
• Angebote: Nummernformat, Gueltigkeitsdauer, Standard-Notizen

Moduleinstellungen

Aktivieren/deaktivieren Sie Module und legen Sie Standardmodule fuer neue Mitarbeiter fest.

Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie Benachrichtigungen fuer: Terminzuweisungen, neue Kunden, neue Rechnungen.

Sicherheit

MFA-Einrichtung und E-Mail-Test unter den Moduleinstellungen.

Abrechnung

Plaene

Abo-Verwaltung

• Plan anzeigen: Aktueller Plan, Preis, Benutzeranzahl, naechstes Abrechnungsdatum
• Plan wechseln: Ueber das Stripe-Kundenportal (Abo verwalten)
• Kuendigen: Zugang bleibt bis Ende des Abrechnungszeitraums aktiv

Zahlungsmethoden

Verwaltung ueber das Stripe-Portal: Kreditkarten und weitere Zahlungsmethoden hinzufuegen, aendern oder entfernen.

Rechnungsverlauf

Alle Stripe-Rechnungen koennen eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.

Speicherverwaltung

• Aktueller Verbrauch, verfuegbarer Speicher und prozentualer Verbrauch einsehbar
• Speicherpakete koennen ueber Stripe erworben werden - sofortige Aktivierung

Addon-Module

Zusaetzliche Module koennen unter Abrechnung > Module separat erworben und sofort freigeschaltet werden.

Integrationen

SevDesk

SevDesk ist eine Buchhaltungssoftware aus dem DACH-Raum. Die Integration ermoeglicht die automatische Synchronisation von Rechnungen und Kunden.

Einrichtung

1. Navigieren Sie zu Integrationen.
2. Suchen Sie SevDesk und klicken Sie auf Verbinden.
3. Geben Sie Ihren SevDesk API-Token ein (zu finden unter SevDesk > Einstellungen > API).
4. Speichern und testen Sie die Verbindung.

Funktionen

Synchronisation: Automatisch per Webhook oder manuell ueber Jetzt synchronisieren.

Status: Verbindungsstatus, letzte Synchronisation und Fehlerprotokoll werden angezeigt.

Stripe (integriert)

Stripe ist fest integriert und uebernimmt die gesamte Zahlungsabwicklung: Abo-Verwaltung, Einmalzahlungen, Rechnungserstellung und Kundenportal.

Hinweis: Weitere Integrationen werden kontinuierlich entwickelt. Kontaktieren Sie uns gerne mit Integrationsvorschlaegen.

Suche & Navigation

Globale Suche

Die globale Suche durchsucht alle Bereiche gleichzeitig. Ergebnisse werden in Echtzeit angezeigt, gruppiert nach: Kunden, Objekte, Termine, Rechnungen, Angebote.

Seitenleiste

Die Hauptnavigation in der linken Seitenleiste umfasst:

• Logo/Firmenname - Zurueck zum Dashboard
• Mandantenwechsler - Zwischen Organisationen wechseln
• Module: Dashboard, Kunden, Objekte, Termine, Leistungen, Checklisten, Dokumente, Inventar
• Verwaltung: Einstellungen, Abrechnung, Integrationen, Profil

Sichtbare Menuepunkte variieren je nach Rolle und freigeschalteten Modulen.

Benachrichtigungen

Klicken Sie auf das Glocken-Symbol in der oberen Leiste:

Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungen unter Einstellungen > Benachrichtigungen.

Tabellen-Navigation

Alle Listenansichten bieten: Sortierung (Spaltenklick), Suche/Filter, Mehrfachauswahl (Checkboxen) und Detailansicht (Zeilenklick).

Haeufig gestellte Fragen

Allgemein

Was ist Onegrid?

Onegrid ist eine modulare, webbasierte All-in-One-Plattform fuer Selbststaendige, Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen. Die Software hilft bei der Verwaltung von Kunden, Terminen, Rechnungen, Objekten und mehr.

Fuer wen ist Onegrid geeignet?

Speziell fuer Selbststaendige, Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen im DACH-Raum: Handwerksbetriebe, Reinigungsfirmen, Hausverwaltungen oder andere serviceorientierte Unternehmen.

Welche Browser werden unterstuetzt?

Alle modernen Browser: Chrome, Firefox, Safari und Edge in der aktuellen Version.

Welche Sprache und Waehrung wird verwendet?

Deutsch (Oesterreich), Euro (EUR).

Konto & Anmeldung

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? und folgen Sie den Anweisungen per E-Mail.

Was ist MFA und sollte ich es aktivieren?

MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) ist eine zusaetzliche Sicherheitsebene. Nach der Passworteingabe muessen Sie einen Code aus einer Authenticator-App eingeben. Wir empfehlen die Aktivierung dringend.

Plaene & Abrechnung

Welche Plaene gibt es?

Solo fuer Einzelunternehmer (1 Benutzer) und Team fuer Teams (unbegrenzte Benutzer).

Kann ich meinen Plan jederzeit wechseln?

Ja, ueber die Abrechnungsseite. Die Abrechnung wird anteilig angepasst.

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Ueber Stripe: Kreditkarten und je nach Region weitere Zahlungsmethoden.

Module & Funktionen

Was sind Module?

Funktionale Bereiche der Software. Basismodule sind im Plan enthalten, Addon-Module (z.B. Inventar) koennen separat erworben werden.

Kann ich Module fuer einzelne Mitarbeiter einschraenken?

Ja. Unter Einstellungen > Module koennen Administratoren festlegen, welche Module fuer Mitarbeiter sichtbar sind.

Dokumente

Kann ich ein Angebot in eine Rechnung umwandeln?

Ja, oeffnen Sie ein angenommenes Angebot und klicken Sie auf In Rechnung umwandeln.

Was bedeutet "Reverse Charge"?

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen (B2B in der EU) kann die Umkehr der Steuerschuldnerschaft aktiviert werden. Die Rechnung wird ohne USt. ausgestellt.

Speicher

Wie viel Speicherplatz habe ich?

Standardmaessig 5 GB. Zusaetzlicher Speicher kann unter Abrechnung > Speicher erworben werden.

Was passiert, wenn mein Speicher voll ist?

Sie koennen keine weiteren Dateien hochladen. Kaufen Sie ein Speicherpaket oder loeschen Sie nicht benoetigte Dateien.

Datenschutz & Sicherheit

Ist die Software DSGVO-konform?

Onegrid ist auf den europaeischen Markt ausgerichtet und beruecksichtigt die Anforderungen der DSGVO.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Nur berechtigte Benutzer Ihrer Organisation. Die Mandantentrennung stellt sicher, dass Daten strikt getrennt sind.